Woordje van bestuur | USV Protos

Woordje van: Secretaris

16 november 2023/in Nieuws, Woordje van bestuur/door Nena

Hallo lieve Protossers!

Aan mij de eer om het eerste ‘woordje van’ van dit seizoen te schrijven. Hiermee proberen we jullie een inkijkje te geven in wat wij als bestuursleden nou eigenlijk doen. Want, allemaal leuk en aardig natuurlijk dat we jullie vertellen je troep op te ruimen, je VOG naar ons op te sturen, of je allerlei incasso-aankondigingen sturen, maar voeren we zelf eigenlijk ook nog iets uit?

Als secretaris houd ik me vooral bezig met de administratie binnen de vereniging. Dat betekent dat ik alle nieuwe leden inschrijf bij de Nevobo, hen toevoeg aan de ledenlijst en ervoor zorg dat zij in Smoelenboek komen te staan. Ook de leden die zich willen uitschrijven komen bij mij terecht, ik zorg ervoor dat hun uitschrijfformulieren verwerkt worden. Vooral in de zomer ben ik daarmee bezig geweest, zodat alle teams op tijd gevuld konden worden en alle teams weer succesvol (of in sommige gevallen iets minder succesvol) het seizoen konden starten. Gelukkig was Silke er om me hierbij te helpen en al mijn vragen te beantwoorden, zodat ik er niet helemaal alleen voor stond 😊

Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het afhandelen van alle inkomende en uitgaande post, alhoewel ‘post’ misschien een wat misleidende term is: de meeste communicatie gaat over de mail. Deze mails kunnen over van alles gaan: vragen van andere studentensportverenigingen over hoe wij dingen aanpakken, leden van mails over dispensatie en reizen en uitnodigingen voor evenementen. Ik zorg ervoor dat mijn mede-bestuursleden de juiste informatie ook te weten krijgen en dat de belangrijke dingen in de agenda komen te staan.

Ook plaats ik na elke thuisdag de foto’s op Smoelenboek. Door wat problemen met het softwarebedrijf achter Smoelenboek ging dit voor de afgelopen thuisdagen niet heel soepel helaas. Maar dankzij de fantastische WebCie, die uiteindelijk alle problemen hebben weten op te lossen staan inmiddels de foto’s van de eerste vier thuisdagen op Smoelenboek, dus neem snel een kijkje! 👀

Mocht je nog vragen, opmerkingen of suggesties hebben voor mij, spreek me dan gerust een keertje aan, of stuur me een berichtje. Ook als je gewoon een babbeltje wil maken natuurlijk!

Tot een volgende keer op Olympos!

Liefs,

Nena

Woordje van: Wedsec

25 juli 2023/in Nieuws, Woordje van bestuur/door Nena

Hoihoi lieve mensen,

Om een betere blik te krijgen op wat ik als Wedstrijdsecretaris zowel allemaal doe in een jaar zal ik een klein woordje doen. Aan het einde van mijn eigen bestuursjaar kan ik wel een goede indruk geven wat het allemaal inhoudt.

Als Wedsec van de vereniging komt als eerste bij veel mensen in gedachte dat ik voornamelijk voor het inplannen en verplaatsen van de wedstrijden zorg. Ondanks dat dit natuurlijk een grote taak van me is, zijn er meerdere dingen die de vereniging van mij eist. In het begin van mijn eigen KB-periode (en nu die van mijn eigen KB’tje) ben ik erg druk geweest met de organisatie van het trainingsschema. In tegenstelling tot het wedstrijdschema is het maken van een trainingsschema elk jaar een grote klus. “Die trainer kan daar niet trainen want hij moet dan zelf trainen, dat team heeft recht op 2 uur training en kan dus niet op dat tijdslot, dat team heeft maar 1 keer in de week training en wil ik dus liever niet op late trainingstijd zetten”. Allerlei voorwaarden en regels zorgen voor veel gepuzzel en vaak opnieuw beginnen met je schema.

Om deze trainingen mogelijk te maken ben ik ook gelijk contactpersoon van Olympos en de NeVoBo. We krijgen vanuit Olympos als studentenvereniging zaaluren die ik dan moet inplannen over het jaar heen. Denk aan thuisdagen, trainingstijden maar ook Protos Inn, FamilieToernooi en andere activiteiten die op Olympos plaats vinden. Met NeVoBo en wedstrijdsecretarissen van andere verenigingen heb ik regelmatig contact als er bijvoorbeeld een wedstrijduitslag niet ingevoerd is, er iemand per ongeluk te veel is ingevallen of als er een wedstrijd verzet wordt.

Alle trainers vallen ook onder mijn verantwoordelijkheid. Het werven, opleiden en begeleiden van de trainers pak ik samen met mijn eigen commissie, de Trainerscie, aan. Aan het einde van een jaar ga ik met de Trainerscie hard aan de slag om alle teams te voorzien van interne en externe trainers. Dit jaar heb ik ook heel wat tijd besteedt aan het herstellen van een trainersboek. In dit onlinedocument zal een instructie zitten voor alle nieuwe trainers maar ook handige teamafspraken
en voorbeelden van oefeningen voor trainingen. Naast dit alles organiseer ik voor de trainers nog clinics over allerlei onderwerpen die voor kunnen komen in een trainersjaar.

Ik hoop een goed beeld te hebben gegeven over wat ik doe in mijn bestuursjaar. En nu ga ik weer lekker verder met het inwerken van mijn KB’tje: Elger, zodat hij het volgend jaar nog beter doet dan ik gedaan heb.

Woordje van: CEZ

28 juni 2023/in Nieuws, Woordje van bestuur/door Nena

Hallooooo lief Protos!

Aan mij de beurt om een ‘woordje van’ te schrijven. Om jullie volleybalontwenningsverschijnselen te verzachten zal ik terugblikken op waar ik me het afgelopen jaar mee bezig heb gehouden.

Als CEZ ben ik contactpersoon voor alle sponsoren. Dit gaat door het jaar heen (gelukkig voor mij) niet zoveel over cijfertjes. Zo kan ik bezig zijn met mailen naar Twinsport over wedstrijdshirts; appen met FUO over het inloopspreekuur; het organiseren van de MagicMooieDonderdag in ’t Gras; het uitnodigen van de club van 50&100 voor een feestje; of een half uur met Jacco bellen zijn om te beslissen wat de pot schaft op de thuisdag.

Gelukkig heb ik mijn lieftallige PR om me te ondersteunen! Samen hebben we van Relatiedag dit jaar weer een feessie gemaakt voor vrienden en familie van Protos. Ook helpen zij me bij een van mijn andere taken: het opzetten van de ProtoToto. We hebben ons best gedaan om mooie prijzen te verzamelen bij onze sponsoren en andere bedrijven in Utrecht zodat de wedstrijden van Dames 1 en Heren 1 dit jaar EXTRA spannend waren. Niet gewonnen? Volgend jaar weer een kans!

Een van mijn leukste CEZ-herinneringen dit jaar was de oud-CEZ borrel bij Klein Berlijn. Het is traditie om samen met Jacco en je voorgangers zó veel bier te drinken tot alle sponsorwervingsgeheimen boven tafel komen en je zelf onder de tafel eindigt. Gelachen.

Nu de zomervakantie is aangebroken denken jullie misschien dat wij als bestuur op onze luie reet kunnen liggen, maar niets is minder waar! Samen met de PR ben ik bezig om Protos tijdens de UIT-week op de kaart te zetten bij nieuwe Utrechtse studenten. Daarnaast is er op sponsorgebied nog genoeg te doen: evaluatiegesprekken, kennismakingsgesprekken, contracten verlengen, aanpassen óf (in het geval van nieuwe sponsoren Beachvolleybal Utrecht en Do en Jon) opstellen!! Maar mijn belangrijkste taak nu is het inwerken van Dylan! Ik zal hem de kneepjes van het vak leren zodat hij in september helemaal klaar is om het stokje over te nemen!

Gelukkig nemen we wel een beeeetje vakantie en gaan we in juli met het Bestuur een weekje naar Frankrijk (om onze strepen weg te werken). ZIN IN!

Dat was ‘ m!

Liefs,

Jundi

Woordje van: Secretaris

17 maart 2023/in Nieuws, Woordje van bestuur/door Nena

Lieve Protossers,

Het is weer tijd voor een kijkje achter de schermen bij Protos. Dit keer is de beurt aan mij, jullie seccie! Het is een functie waarbij ik (voor sommigen) wat meer op de achtergrond bent. Voor mij is geen bericht goed bericht! Dan weet ik dat ik mijn taakjes goed doe 😉

Even terugspoelen naar september. Ik heb in die periode tot aan nu maar liefst 78 leden ingeschreven. Dat betekent dat 1/3 van de vereniging is vernieuwd! Dat ik hun welkom mag heten is toch wel heel leuk. Daarbij komt dan kijken dat ik ervoor zorg dat de teamsamenstellingen, waaronder de trainers, TC en contactpersonen goed staan weergeven op het smoelenboek en de website. Ik stuurde mijn eerste BCC mail eruit over het koppelen van de Olympas en ondertussen hield ik de administratie bij over adreswijzigingen en dergelijken.

Veel van mijn werkzaamheden vinden zich dus plaats achter de computer. Een van mijn favoriete taakjes is de ALV woord voor woord notuleren. Zorg jij dat je er op 9 mei bij bent? Dan kan ik jou ook vereeuwigen in de notulen! Ook notuleer ik bij de bestuursvergaderingen. Veel dank aan Pica die ik van mijn ouders op de basisschool moest doen, ben hen nog vele jaren later dankbaar. Op deze manier kan ik gelukkig kletsen en typen tegelijk, wat ik maar al te graag doe. De to-do’s vink ik graag af, en anders zwaait er wat voor m’n bestuursgenootjes.

De inschrijvingen voor het GNSK en het NSK (op Hajraa) zijn volop bezig. Samen met contactpersonen uit de teams en de Sportraad verzorg ik deze inschrijvingen. Daarnaast zitten mijn mailbox en whatsapp nu bomvol. De aanvragen voor dispensaties en uitschrijvingen stromen binnen via de mail. Op Whatsapp heb ik er laatst bijna 100 reminders uitgestuurd voor de Propeiling. Zo veel van jullie hebben deze al ingevuld, veel liefde voor jullie <3

Vanuit het bestuur ben ik ook contactpersoon van de TC. Dat is heel handig voor de ledenadministratie, vooral komende selectieperiode.

Een iets minder leuke kant tijdens de selectieperiode is dat ik dus ook leden uitschrijf. Teamgenoten en vrienden uitschrijven doet toch een beetje pijn aan je hart.

Tot slot houd ik ook de website bij. Zoals jullie misschien wel gezien hebben is het een en ander veranderd (SO naar de Webcie). Ook heb ik een nieuwe pagina voor de scheidsrechters en trainers toegevoegd!

Gelukkig is er daarnaast ook nog tijd voor een privéleven, hoewel ik mijn huisgenoten denk ik minder zie dan Protossers. Onlangs heb ik mijn Master gehaald. Ik werk nu tweemaal in de week in een forensische verslavingskliniek als psycholoog waar ik veel voldoening uit haal, maar wat ook heel frusterend kan zijn. Als je ooit dus mijn resting bitch face ziet, heeft dat waarschijnlijk daarmee te maken… Ik ben eigenlijk altijd wel in voor een spelletje, houd van muziek luisteren, ben een plantmom, en houd heel erg van op vakantie gaan en daar al mijn geld uitgeven. Gelukkig ben ik geen penningmeester. Hetgeen wat ik het allerliefste doe is natuurlijk babbelen met mijn vriendinnen.

Dat was ‘m weer, ik hoop dat jullie een iets beter beeld hebben wat een secretaris allemaal doet.

Liefs,

Sil

Ps: heb jij jezelf al gespot op de website?

Pps: heb je de Propeiling nog niet ingevuld? https://forms.gle/f1PnidYzqHWHBA4t5

1 2 3 4

Woordje van: Voorzitter

17 februari 2023/in Nieuws, Woordje van bestuur/door Nena

Hoi Magic Mooie mensen,

We hebben de rubriek het Woordje van…. weer in het leven geblazen op de website. Vandaag aan mij de eer om een stukje te schrijven. Wellicht vraag je je af wat ik doe in een week als voorzitter. Soms vraag ik me dat ook weleens af. Als voorzitter ben ik eigenlijk verantwoordelijk voor het overzicht en het complete plaatje van de vereniging. Dit klinkt nog steeds wat vaag, maar eigenlijk houdt dit in dat ik onverwachte zaken en taken oppak. Er gebeurt namelijk veel in een jaar. Naast dit heb ik ook mijn algemene taken, zoals het voorbereiden en leiden van de vergaderingen, zorgen dat de samenwerking binnen het bestuur goed verloopt, de jaarplanning in de gaten houden en het houden van overzicht van waar iedereen mee bezig is en waar nodig helpen.

Iedere dinsdag hebben we bestuursvergadering, de BV, en die probeer ik altijd zo goed mogelijk voor te bereiden en te leiden. Waar we eerst altijd wel 3 uur deden over een vergadering, lukt het ons tegenwoordig om de vergadering in 2 uur te doen. Toch wel een goede overwinning, want 3 uur vergaderen en discussies voeren gaat je niet altijd in de koude kleren zitten. Ook als de helft van het bestuur lekker brakkie is op de dinsdag na een supermooie Magic Mooie Maandag. Maar goed gezelschap, flauwe grappen en vooral veel snacks maken de dinsdag altijd reuze gezellig.

Dit jaar hebben we ook twee speerpunten en samen met Silke en Jesse we zijn bezig om de transparantie binnen Protos te vergroten. Daarnaast zijn we ook bezig met het uitbreiden van de HR door het schrijven van een gedragscode en ga ik binnenkort VOG’s aanvragen voor al onze trainers.

Kortom, ik zou mijn functie beschrijven als een functie waarin ik veel kleinere taken vervul en bij te springen waar nodig. Daarnaast zorg ik ervoor dat ik overzicht heb van wat er allemaal gebeurt binnen de vereniging en wat iedereen aan het doen is. Naast de serieuze kant van de functie is het als voorzitter ook belangrijk om de sfeer in de groep goed te houden. Zo plannen we af en toe een bestuursuitje, werkmiddagen en zijn we bezig met het boeken van een BV 2.0 (Bestuurs Vakantie!)

Naast mijn bestuursleven doe ik ook nog andere dingen, ja echt! Helaas moest ik stoppen met mijn pre-master in december, maar nu heb ik wel veel meer vrije tijd. Ik werk 2 á 3 dagen bij het leukste visrestaurant van Utrecht; Sea Salt Saloon. Daarnaast vind ik hardlopen heel leuk en ben ik aan het kijken of ik in het voorjaar nog een halve marathon kan rennen. Naast werken en sporten borrel ik graag met lekker eten, drinken en goed gezelschap. En als ik even een rustmomentje nodig heb lees ik af en toe een boek en doe ik een yoga workoutje. #namaste

Hopelijk heb je een beetje een beeld van wat ik zoal doe als voorzitter en in mijn vrije tijd. Wil je meer weten of heb je vragen, laat het me vooral weten!

Liefs,

Mira

Woordje van: Penningmeester

22 november 2022/in Nieuws, Woordje van bestuur/door Nena

Hoi lieve Protossers,

Dit is het eerste ‘Woordje van…’ van het 66e bestuur! Als jullie penningmeester is het aan mij de eer om deze reeks af te trappen. Wat doet zo’n bestuur nou de hele dag? Jullie zien ons natuurlijk op Oly vaak aan het bier en op thuisdagen cheffen we alles zodat iedereen een leuke wedstrijd kan spelen. Echter, achter de schermen doen wij ondertussen ook hard ons best om Protos draaiende te houden.

Als penningmeester hou ik mij druk bezig met de centjes van Protos. Zo kennen jullie allemaal wel de o zo leuke mailtjes over het zoveelste incasso waarmee ik jullie arme studentenrekeningetjes plunder. Ik vind het altijd best leuk om incasso’s te versturen, totdat ik me bedenk dat bijna elk incasso dat ik verstuur ook richting mijn eigen rekening gaat…. Bij de incasso’s gaan soms dingetjes niet helemaal goed, zoals dat er te weinig saldo op een rekening staat of dat iemand een nieuw IBAN heeft. Dit zorgt bij mij voor wat meer werk, maar dat heb ik allemaal over voor jullie lieve Protossers! 😉 Daarom probeer ik met het plannen van incasso’s zoveel mogelijk rekening te houden met het moment dat jullie rekeningen weer worden gespekt door ome DUO.

Verder val ik mijn OB’tje Luke nog met regelmaat lastig met de vraag of hij mijn inlog bij ING kan bevestigen op zijn telefoon. ING heeft namelijk een werkachterstand waardoor ik voor alle betalingen, incasso’s etc. Luke nodig heb om het te bevestigen omdat ik nog niet gemachtigd ben over de rekening. Hierdoor kan het zijn dat jouw bonnetje wat later betaald wordt. Naast betalingen regelen ben ik natuurlijk ook verantwoordelijk voor de boekhouding, een iets minder enerverende taak. Soms val ik daar een beetje van in slaap, zoals menig Protosser wel gewend van me is na de Ski-Break van vorig jaar.
Ik ben dus vooral bezig met Excel sheets, incasso bestanden en met de haat-liefde relatie tussen mij en mijn boekhoudprogramma Conscribo. Mocht je ooit vragen hebben, dan kan je me altijd mailen, faxen, appen, postduiven, bellen of aanspreken!