Woordje van: Secretaris
Hi hi lieve Protossers,
Het is nu aan mij om jullie een inkijkje te geven in mijn bestuursjaar! Ik ben de secretaris van onze mooie vereniging. Mijn taken zijn voornamelijk op de achtergrond, dus ik snap het als vele van jullie geen duidelijk beeld hebben van mijn functie. Mijn functie is heel veelzijdig en dat vind ik er zelf heel leuk aan.
Een van mijn grootste taken is de ledenadministratie, waar ik aan het begin van het jaar het meeste mee bezig ben geweest. Ik moest toen de uitschrijvingen verwerken van vertrekkende leden (sad), maar heb toen ook alle inschrijven geregeld van onze eerstejaars (yay!). Ik meld nieuwe leden aan bij de Nevobo en maak accounts voor ze aan in Smoelenboek. Door het jaar heen bevat de ledenadministratie vooral de veranderingen van ieders gegevens bijhouden. Het is fijn als mensen hun Smoelenboek up-to-date houden, want dan weten wij bijvoorbeeld naar welk adres wij onze kerstkaartjes moeten versturen 😉
Verder ben ik als secretaris verantwoordelijk voor de notulen van onze bestuursvergaderingen, de Algemene Leden Vergaderingen en de Technische Vergaderingen. Als heuse typmiep houd ik alle vragen en opmerkingen van iedereen bij, zodat alles correct gedocumenteerd wordt. Notuleren leek mij een vrij uitdagende taak, maar het valt onwijs mee en ik heb er snel handigheden in gekregen. Dus het is niks om bang voor te zijn!
De secretaris is ook verantwoordelijk voor de binnengekomen post. Tegenwoordig betekent dat vooral het bijhouden van de mail en heel af en toe een brief openen. Ik zorg ervoor dat alle relevante informatie bij mijn bestuursgenoten terecht komt en filter een hoop weg. Je moest eens weten hoeveel bizarre deals en rare vragen er in onze mailbox komen!
Ook beheer ik de website en smoelenboek. Naast de ledengegevens, ben ik op smoelenboek verantwoordelijk voor de teamindelingen en het uploaden van de documenten en foto’s. Op de website plaats ik alle documenten, informatie, schema’s, artikelen en beheer ik de agenda. Ik doe eigenlijk alles behalve het echte technische werk, want daar ben ik geen talent in. Gelukkig heb ik daar de mannen van de Webcie voor die updates runnen en problemen oplossen. Zonder hun zou ik er echt niet uitkomen.
Naast de bovengenoemde taken heb ik nog heel veel kleine taakjes, wat er veel te veel zijn om hier allemaal op te noemen. Mijn functie is gewoon onwijs veelzijdig en ik leer er ook veel van. En dan heb ik het nu alleen nog maar gehad over functie specifieke taken, laat staan alle dingen die we als bestuur gezamenlijk doen. Verder vul ik mijn tijd nog op met werken en het eerste half jaar heb ik ook nog gestudeerd. Mijn vrije avonden spendeer ik graag op de bank van mijn nieuwe huisje of gewoon op Olympos, op een Protos avond of op een wedstrijdavond van onze buren Van Slag. Dat vind ik ook zo leuk aan een bestuursjaar, dat je zo veel nieuwe mensen leert kennen!
Dus denk je nou, dit lijkt mij ook wel heel leuk om te doen, kom dan solliciteren voor het bestuur van volgend seizoen! De deadline is 13 april, dus je hebt nog even om een geweldige brief te schrijven 🙂
Dit was ‘em dan voor mij, ik zie jullie in de zaal of in het sportcafé!
Liefs,
Lotte
